Expérience client : utiliser le Workspace de Typo3

Nous avons géré récemment, pour l’un de nos clients, la mise en ligne d’une nouvelle version des contenus de son site en utilisant la fonction Workspace de Typo3. Voici un petit retour d’expérience de cette fonctionnalité finalement peu utilisée, et drôlement pratique.

Apparue avec les versions 4.x de Typo3, la fonction Workspace permet de gérer plusieurs versions d’un même contenu.

La mise en place s’effectue en créant un workspace sur le site, ou la partie du site (la branche) concernée par les révisions à mener.

L’accès au Workspace est ensuite administré : lors de la création du workspace on va définir son nom (dans l’exemple à suivre « V2 du site »), quels utilisateurs ou groupes y ont accès, avec quels droits (on peut bien entendu l’administrer ensuite).

En backoffice, vous allez pouvoir afficher soit la version « Live » (c’est à dire la version en ligne), soit le workspace (en sélectionnant le Workspace par le nom que vous lui avez donné dans la barre haute, à côté de l’identification utilisateur).

Dans l’environnement Workspace, l’arborescence du site apparaît, avec en jaune les zones qui ont fait l’objet de modifications. On identifie bloc par bloc les blocs qui ont été modifiés grâce à une icône identifiante (avec le chiffre « 1 » qui indique qu’il existe une autre version de ce bloc de contenus).

En mode visualisation, vous allez pouvoir afficher les pages révisées en lieu et place des pages en ligne : il suffit pour cela de naviguer avec le même navigateur sur le site en mode « preview ». Lorsque vous sélectionnez en backoffice le mode « Live », la prévisualisation vous renvoie vers le site en ligne.

Pour notre client, il y avait une grande quantité de blocs à mettre à jour. Nous avons choisi de les faire travailler en mode Workspace afin :

– de pouvoir gérer les modifications bloc par bloc dans l’environnement connu par les contributeurs,

– de permettre aux non initiés au backoffice Typo3 de prévisualiser les pages telles quelles apparaitront après la mise en ligne des mises à jour,

– la « livraison » – mise en ligne des nouveaux contenus – est grandement facilitée, et elle peut s’effectuer en masse (tout le workspace d’un coup) ou en picking (on ne publie qu’une partie du workspace, le reste des contenus restant en validation).

A l’usage, nous avons dû réaliser quelques petits ajustements :

– les éléments de structure n’entrent pas en ligne de compte dans le workspace. Une modification de structure en plus des modifications de contenus (l’ajout d’une branche de contenu avec un gabarit différent par exemple) doit donc être malgré tout traitée plus traditionnellement.

– la gestion des droits est fine, et même parfois trop fine quand l’environnement est complexe : il faut donc bien penser les droits attribués lors de la création du workspace, sinon le risque est de devoir ensuite gérer les exceptions de droits (les pages créées par utilisateur en live s’insèrent bien dans le workspace mais n’héritent pas forcément, en workspace, des droits de la branche : il faut donc réattribuer les accès manuellement ensuite).

Nous avions déjà utilisé les possibilités offertes par le Workspace de Typo3 lors de la refonte d’un site client, et ces 2 expériences permettent, en conclusion, de tirer les enseignements suivants :

– c’est un outil puissant quand il s’agit de pure révision de blocs de contenu ;

– cela permet de prendre en compte suppression et ajout de blocs de contenus également ;

– restant au niveau « contributeur », cela permet une vision « utilisateur » des mises à jours en cours de réalisation (via le preview), donc c’est très « user friendly » ;

– la mise en ligne est réalisable par les contributeurs et ne nécessite pas d’encadrement particulier (si le workspace a été conçu correctement bien entendu) ;

– cela nécessite d’avoir réfléchi aux droits des différents types d’utilisateurs.

Cette fonctionnalité démontre encore une fois la grande puissance de Typo3 pour gérer des cas utilisateurs des plus simples aux plus complexes.

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