Gérer vos listes de choix avec Vtiger CRM

L’un des points de souplesse formidable de Vtiger est la possibilité que l’outil donne pour gérer, au sein de chacun des modules qui le composent, les champs disponibles, les listes de choix par rôle utilisateur qu’il propose, les valeurs par défaut si nécessaire…, bref on a là un véritable point de force de cet outil, car tout se gère à partir du tableau d’administration…, et ne nécessite pas de devoir intervenir dans le code source de l’outil pour obtenir ce que l’on veut.

Ce que je vais décrire ci-dessous nécessite un profil avec les droits d’administration (dans « mes préférences », admin doit être sur « on »).

Nous avons pris dans notre précédent article un cas typique que nous rencontrons lorsqu’on met en place un Vtiger chez un de nos clients : la fiche prospect  nécessite deux adaptations :

1 / ajouter un champ pour gérer une information supplémentaire (voir article Gérer vos champs personnalisés avec Vtiger CRM)

2 / personnaliser les listes de choix pour coller au langage métier et aux besoins des utilisateurs

Nous traitons dans cet article du second point.

Si lors du précédent article nous avons vu comment gérer la liste de choix d’un champ personnalisé, VTiger permet de gérer dans un autre menu les listes de choix des champs existants, et personnaliser ses listes de choix par profil utilisateur.

La gestion des listes de choix se fait via l’éditeur de liste du menu principal d’administration. On obtient l’écran suivant :

A partir de cet écran nous allons pouvoir :

– d’abord sélectionner le module sur lequel on veut personnaliser les listes,

– puis sélectionner chaque liste modifiable et gérer les choix via les 3 boutons disponibles (Ajouter valeur, Renommer valeur, Supprimer valeur),

– puis détailler pour chaque rôle, à partir du tableau affiché, la liste de choix accessible via le bouton « Assigner ».

Nous avons ainsi personnalisé, pour chaque rôle, les listes de choix accessibles.

 

Un peu laborieuse à appréhender parfois (il faut penser les listes de choix par rôle par module par champ…, cela peut être vu comme pesant), c’est une fonctionnalité puissante de Vtiger car elle va vous permettre de mettre en œuvre vos workflows. Prenons un cas simple pour l’illustrer : le statut du prospect.

Lorsque vous allez alimenter en prospects votre CRM, vous allez répartir vos prospects sur vos différents commerciaux. Peut être ferez vous également une distinction entre les prospects que vous allez affecter directement aux commerciaux terrains et les prospects que vous allez affecter à votre télévente.

Imaginez que votre processus commercial prévoit qu’il faut l’avis impératif de votre Crédit Manager pour valider la solvabilité d’un client avant de travailler avec lui.

Alors cette gestion des listes personnalisées va vous permettre de créer un statut « Avis Crédit » : le commercial qui a qualifié le prospect passe son prospect en statut « Avis Crédit ». Par ce statut, le Crédit Manager va voir apparaitre dans ses tableaux de « to do list » les prospects qui ont le statut « Avis Crédit ». Il donne son accord, ou saisit les limites de crédit dans la fiche, et change le statut du prospect afin qu’il suive le workflow commercial.

Bien entendu chaque cas d’entreprise est différent, et ce n’est pas la seule manière de faire avec Vtiger, mais nous avons là une illustration simple et pratique de la souplesse de paramétrage que propose cet outil.

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2 réponses à Gérer vos listes de choix avec Vtiger CRM

  1. Philippe dit :

    Bonjour,
    J’aurai besoin d’un petit conseil pour rétablir une liste d’activité sur Vtiger.
    En effet, j’ai voulu ajouter une activité « mail » et cela a eu pour conséquence de supprimer les activités « Appels » et « Rendez-vous » .
    Pouvez vous m’aider ?
    Merci d’avance.

  2. Jean-Samuel dit :

    Bonjour,
    Les valeurs « Appels » et « Rendez Vous » sont en standard non éditables.
    Vous pouvez normalement ajouter via l’éditeur de liste une valeur aux activités, valeur qui sera reprise dans les activités proposées ensuite.
    Si vous rencontrez un souci dans la prise en compte de cette nouvelle valeur, vérifiez bien l’affectation de la valeur créée aux différents rôles et la cohérence des couples utilisateurs / rôles.
    Si malgré ces différents « checks » votre souci subsiste, il nous faudra un petit peu plus d’informations sur votre Vtiger pour vous orienter.
    Cordialement

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