Votre outil de facturation doit être souple et adaptable

Bien choisir son outil de facturation

L’actualité récente concernant les règles de facturation présente un bon exemple de ce que le mieux est parfois l’ennemi du bien, et qu’une toute petite mention à ajouter ou à enlever sur un document peut se transformer en un enfer de complexité de gestion.

Résumons : en fin d’année 2012, le législateur a prévu une nouvelle mention devant apparaître dans les Conditions Générales de Vente (CGV) et sur facture : une pénalité forfaitaire – fixée pour le moment à 40 euros par le législateur – est applicable de plein droit pour tout paiement après l’échéance. Cette pénalité vient en complément des éventuels intérêts de retard.

L’absence de ces mentions est durement réprimée (en tout cas théoriquement) avec une sanction pécuniaire pouvant atteindre des sommes à six chiffres (j’oublie de porter sur ma facture que mon client me doit 40 euros s’il paye en retard, et je peux être sanctionné jusqu’à 375 000 euros… la proportion – théorique – est intéressante).

Tout ceci est détaillé dans l’article 121-II de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012. L’ indemnité est fixée à 40 € par le décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012.

Un tout petit détail en apparence peut rendre l’application technique de cette nouvelle obligation complexe : cette mention n’est à appliquer qu’en cas de vente entre professionnels. Chez beaucoup de nos clients, pas de soucis : ne s’adressant qu’à des professionnels, quel que soit l’outil pour produire les factures, l’adaptation est aisée : un nouveau champ, ou une nouvelle zone sur le fond de facture, une révision des CGVs et le tour est joué.

Mais dans certains cas, et même en y réfléchissant bien, dans la majorité des cas, l’application va se révéler complexe : la majorité des entreprises vendent aux particuliers ET aux entreprises et les choix vont s’avérer cornéliens :

– faut il appliquer la mention à tous les clients sur le beau principe « qui peut le plus peut le moins » au risque d’une certaine incompréhension des clients particuliers qui lisent les documents que vous leur remettez ?

– faut il adapter l’outil de facturation pour qu’il sache traiter le cas : si client « particulier » alors je n’applique pas la mention, si client « entreprise » j’applique la mention. Cela présuppose que la notion de particulier/entreprise (ou une notion parfaitement équivalente) existe dans votre base de données clients. Une évidence ? Pensez vous : combien d’entreprises utilisent-elles une codification normalisée et universellement reconnue de leurs produits… mais recodifient tous les produits avec un « code interne » car le logiciel (de production, l’ERP, l’outil de facturation, le CRM… rayer les mentions inutiles) ne sait pas gérer autre chose qu’une clé unique non compatible avec la codification normalisée ?

Pour achever de vous convaincre, faites les deux exercices suivants :

– prenez au hasard vos 10 dernières factures fournisseurs reçues. Combien portent ces nouvelles mentions ?

– prenez votre chéquier ou votre CB d’entreprise et allez acheter 3 fournitures : que ce soit chez l’enseigne spécialisée, la grande enseigne généraliste, le libraire du quartier pour votre documentation, combien vont avoir porté ces nouvelles mentions lorsque vous allez demander une facture au nom de votre entreprise ?

J’ai fait l’exercice cette semaine avant d’écrire ce billet : 100 % d’échec.

Alors certes, mon propos n’est pas une opinion sur cette nouvelle règlementation, mais simplement de pointer les difficultés de sa mise en œuvre. L’enseignement de tout cela : il faut choisir un outil de facturation souple et adaptable, car vous serez tôt ou tard dans l’obligation d’adapter votre outil dans un sens que vous n’avez pas anticipé. C’est l’agilité de votre outil, et l’intelligence dans sa mise en œuvre qui vous permettra d’être réactif.

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